Het managen van uw tijd

Het managen van uw tiid

© J.C.Harry van Ingen

Op de vraag hoe het met iemand gaat, krijgt u vaak als antwoord: Druk!. Het lijkt wel of het antwoord Druk! een synoniem aan het worden is van de reactie dat het goed met iemand gaat. Maar gezien de toenemende werkbelasting lijkt dat met elkaar in tegenspraak te zijn. De werkvoorraad van de werkenden neemt almaar toe en men krijgt het steeds drukker. Wanneer u om u heen kijkt ziet u mensen, en waarschijnlijk ook uzelf, sjouwen met tassen vol papieren en rapporten en vaak ook nog met een laptop. En de mobiele telefoon niet te vergeten. De informatietechnologie, waaronder ook internet biedt ons veel voordelen maar ook meer onrust en eveneens de mogelijkheid om steeds meer te doen in minder tijd. De snelheid waarmee de informatie op ons afkomt neemt hand over hand toe. Privé zijn er ook allerlei zaken, die ons bezig houden: de activiteiten van onze kinderen en die van onszelf

We hebben dus eigenlijk last van overvloed: informatie, keuzemogelijkheden, taken en activiteiten. In deze wirwar is het zonder meer van belang dat u uw tijd goed blijft managen en persoonlijk effectief blijft. Naast de vele goede boeken die er over dit onderwerp bestaan, zijn er veel trainingen, die u aanwijzingen, instrumenten en handvatten geven op welke wijze u effectief en efficiënt met uw tijd om kunt gaan. Het is zeker aan te bevelen om eens aan een training deel te nemen en er eens een boek op na te slaan. U kunt zich tips eigen maken die oplossingen bieden voor een relaxte tijdbesteding en die u handige hulpmiddelen opleveren om tijd te besparen

In ieder geval is het erg nuttig om over een langere periode in een dagboekje uw tijdsbesteding bij te houden om eens te ontdekken waaraan u uw aandacht en vooral uw tijd besteed. Aan te bevelen is om uw tijdbesteding meteen te koppelen aan de resultaten van uw inspanningen. Soms voelt u een bepaalde weerstand om bepaalde activiteiten uit te voeren. Het is goed dat u zich afvraagr waardoor dat nu komt. Dan kunt u er namelijk wat aan doen. U moet uzelf leren waarnemen hoe u werkelijk met uw tijd omgaat. Dat blijft voortdurend nodig en noodzakelijk.

Elk mens heeft een eigen bioritme. Een bekend voorbeeld in dat kader is de vraag of u een ochtendmens of een avondmens bent. U moet dus nagaan op welk moment van de dag u het beste presteert. Bijvoorbeeld voor het voeren van gesprekken of voor schrijven van lastige brieven. U kunt voorts nagaan wat u energie kost, maar ook wat u energie oplevert. We gaan namelijk in het algemeen slordig met onze energie en energiehuishouding om. Ondernemers en managers denken vaak alles te moeten kunnen. Maar er zijn taken, die u niet gemakkelijk afgaan en u veel energie kosten. Daar moet een oplossing voor komen.

Eigenlijk kunt u timemanagement vergelijken met een boekhouding. U heeft inkomsten: 7 dagen van 24 uur per week. In die 24 uur slaapt u, eet u, werkt u en heeft u uw vrijetijdsactiviteiten, het zijn dus uw uitgaven. De inkomsten liggen vast. Aan de uitgavenkant is nog veel te doen. Er is echter een belangrijk gegeven: wanneer u de tijd eenmaal hebt uitgegeven, ook als u niets doet, bent u deze kwijt en u kunt het nooit meer terugkrijgen. U kunt tijd niet sparen. U moet er dus van tevoren goed over nadenken, waaraan u uw tijd gaat uitgeven. U kunt tijd besparen, door bijvoorbeeld tijd met iemand te delen. Maar u kunt eveneens tijd investeren. Als ondernemer en manager weet u precies hoe dat moet als het om geld gaat en hoe daar rendement mee te behalen. Met uw tijd gaat het evenzo.

Een bekend meubelontwerper heeft ooit over herinrichten van een huis gezegd dat je er alles uit moet zetten en vervolgens slechts de helft weer moet terugzetten. Dan staat er meer dan genoeg in de woning. Zo gaat het ook met de tijdbesteding. Een bewezen, handige aanpak is het gegeven dat u uw agenda maar voor de helft inplant. Een ervaringsdeskundige die dat consequent doet, geeft aan dat die andere helft moeiteloos gevuld wordt met activiteiten die vooraf niet bekend waren, maar wel uw dagprogramma vullen. Wanneer u uw agenda helemaal vol plant, vinden die onverwachte activiteiten ook plaats met als resultaat dat u te lang doorgaat met uw werk. Natuurlijk wordt hier een ideale aanpak beschreven, waarvan u meteen denkt, daar heb ik geen tijd voor! Maar tijd vrijmaken om eens na te denken hoe iets slimmer kan, is echt een noodzaak. Het gaat erom dat u zich bewust wordt van uw tijdbesteding en er de zin en onzin van leert ontdekken. Elke dag weer. Want: wie zijn gemak niet zoekt, is lui.

KIJK op het noorden, september 2005, 311, pagina 59