Het functioneren van functioneringsgesprekken

Het functioneren van functioneringsgesprekken

© J.C.Harry van Ingen

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de leidinggevende en een medewerker van een organisatie over het functioneren en de taakuitvoering van de betrokken medewerker. Het is een tweezijdig gesprek. Op- en aanmerkingen van de medewerker moeten dus ook ter sprake kunnen komen. Het dwingt de medewerker maar ook de organisatie om na te denken over het eigen functioneren en de verbetering daarvan. De uitkomst van een dergelijk gesprek zijn afspraken over de verdere functionele en kennisontwikkeling van de medewerker. Die moeten natuurlijk parallel lopen met de ontwikkeling en doelstellingen van de organisatie. Daarom is het voor de organisatie noodzakelijk om de visie en missie geformuleerd te hebben en het is voor de medewerker zaak om deze goed te kennen.

Een functioneringsgesprek mag overigens niet verward worden met een beoordelingsgesprek. In een dergelijk gesprek is er een meetlat waarlangs het functioneren van de medewerker wordt gelegd; bijvoorbeeld bij een functionele promotie of een inschaling ten behoeve van de functiewaardering of voor de dossiervorming bij onvoldoende functioneren. Functioneringsgesprekken mogen geen plichtmatige sessies zijn. De leidinggevende moet er tijd voor vrij maken en zich goed voorbereiden. Wanneer dit niet zo is, is dit een onderwerp voor de betrokken leidinggevende in het kader van zijn eigen functioneringsgesprek. Ook de medewerker moet goed voorbereid aan een functioneringsgesprek deelnemen en mag zich niet afhankelijk opstellen. Vaak hangt er voor de medewerker een zekere spanning rond een dergelijk gesprek, omdat deze hij of zij het (onbewust) kan voelen als een beoordelingsgesprek. Maar dat is, zoals reeds gezegd, niet aan de orde. Wanneer beide partijen zich goed hebben voorbereid, is er geen enkele reden voor een beladen gesprek.

Je hoort met de nodige regelmaat dat de uitkomst van een functioneringsgesprek neerkomt op de conclusie dat alles de afgelopen periode goed is gegaan en er geen punten zijn voor verbetering en ontwikkeling. Maar, let wel, die zijn er natuurlijk altijd. De leidinggevende moet het moment aangrijpen om de noodzakelijke verbeterpunten open, realistisch en duidelijk aan te geven en de medewerker moet zijn wensen en mogelijkheden kenbaar maken. Niettemin biedt een functioneringsgesprek tevens de gelegenheid om aan te geven op welke punten het goed is gegaan. Het geven van een schouderklopje is het meest vergeten managementinstrument.

Het managen van een organisatie betekent het voortdurend verbeteren van bedrijfsprocessen, waarin de medewerkers de belangrijkste actoren zijn. Het functioneringsgesprek is dus een pro-actieve tool voor het management. Het doel is om een zich continu ontwikkelende en lerende organisatie te krijgen met kansen voor verbetering op alle niveaus. Het moet dus worden gezien als een wezenlijk onderdeel van de organisatieontwikkeling en verbetering en niet als een noodzakelijk kwaad.

Een eenvoudige blauwdruk voor zo’n gesprek is om na te gaan hoe het afgelopen periode is gegaan, wat er van de bij het vorig gesprek gemaakte afspraken is gerealiseerd en wat beiden vinden dat de medewerker binnen zijn takenpakket heeft bijgedragen aan het resultaat van de organisatie. Andere onderwerpen die aan de orde kunnen komen, zijn de taakuitvoering, de samenwerking in een team en of de benodigde instrumenten voor de uitoefening van de functie nog steeds voldoen. Het functioneringsgesprek geeft de leidinggevende tevens de kans om eens goed naar zijn eigen functioneren te kijken. De leidinggevende moet daarbij goed luisteren en opmerkingen over zijn optreden niet meteen als kritiek ervaren, maar ook als mogelijkheden voor verbetering. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat de leidinggevende alles beheerst. Verslaglegging is een wezenlijk onderdeel van dergelijke gesprekken. Er moeten afspraken worden gemaakt over het vervolg, de te bereiken doelen, de monitoring daarvan en het volgende moment voor een functioneringsgesprek. Een bijkomend voordeel van een functioneringsgesprek is de preventieve werking ten aanzien van het mogelijk vastlopen in een functie en dat tijdig een nieuwe koers ingezet kan worden en dus (personele) schade wordt voorkomen.

Het voeren van functioneringsgesprekken moet en kun je leren. Daarvoor zijn er diverse cursusmogelijkheden, ook met acteurs. De beste leerschool blijft natuurlijk het regelmatig houden van functioneringsgesprekken. Heeft u zich wel afgevraagd hoe u uw functioneren kunt verbeteren en hoe de functioneringsgesprekken in uw organisatie functioneren?

KIJK op het noorden, april 2003, 288, pagina 57