Hoe kunnen we helpen?

Categorieën

Vergaderen moet, maar met mate en goed

U bent hier:
< Terug naar overzicht

Vergaderen moet, maar met mate en goed!

© J.C.Harry van Ingen

Zo luidt de titel van een boek over het fenomeen vergaderen. Het is één van de vele boekwerken over dit onderwerp. Er is onderzocht dat er wereldwijd meer dan achthonderd boeken over dit thema zijn geschreven, waarvan in het Nederlands al ruim honderd. Wanneer er zoveel over gepubliceerd wordt, is het een belangrijk onderwerp en moet er dus nog wel het een en ander te verbeteren zijn. Verbetering wil zeggen dat er gestreefd wordt naar een maximale vergaderkwaliteit. Dus dat er zo optimaal en kort mogelijk wordt vergaderd en dat de aanwezigen allemaal een inbreng hebben. Het sturen op de kwaliteit van het vergaderen houdt in dat de bestede tijd overeenstemt met de bereikte resultaten en dat alle personen met plezier aan de bijeenkomst deelnemen.

Wanneer je probeert je voor te stellen wat het totale vergadervolume in de samenleving is, is er een aantal zaken, dat meteen opvalt. Mensen in organisaties zijn vaak slecht te bereiken, omdat ze regelmatig in overleg of in vergadering zijn en vervolgens van het ene overleg naar het volgende overleg moeten gaan. Daarnaast zijn er overal vergadercomplexen, waar veel mensen naar toe gaan en ook wel tijdelijk verblijven. Er gaat dus heel veel tijd in het vergaderen zitten. Wanneer je dat probeert te becijferen in termen van bedrijfskosten, aangevuld met locatie- en verblijfskosten, kom je tot aardige bedragen en ook tot mogelijkheden voor besparingen. Een ander opvallend punt is dat deelname aan een vergadering door velen niet altijd als plezierig maar als een noodzakelijk kwaad wordt beschouwd. Een vergadering kent verscheidene valkuilen. Het begint al met een slechte voorbereiding, zoals een te laat verstuurde convocatie en slecht opgestelde vergaderstukken. Een goede voorbereiding wil zeggen dat er een goede agenda is die, evenals de stukken voor de vergadering, op tijd bij de deelnemers aanwezig zijn. Op een goede agenda kan vermeld worden wat de status is van de te behandelen agendapunten. Gaat het om informatieuitwisseling, een analyse van een vraagstuk of moeten er besluiten worden genomen. Een slechte voorbereiding betekent eveneens dat het onvoldoende duidelijk is wat de doelstelling van de bijeenkomst is. Wat moet er aan het einde van de vergadering duidelijk of besloten zijn?

Ook de duur, de begin- en eindtijd van de vergadering zijn aandachtspunten. Deze lopen al snel uit de hand wanneer er te lang wordt doorgegaan over minder belangrijke agendapunten, men afdwaalt, er onzuiver wordt geredeneerd, men zich door gevoelens en emoties laat meeslepen, stokpaardjes worden bereden of een deelnemer te lang aan het woord is. Daardoor is er te weinig tijd voor de essentiële zaken en verdwijnt de aandacht van de deelnemers. Goed naar elkaar luisteren en elkaar uit laten praten verhoogt de kwaliteit van de vergadering aanzienlijk. Evenals een goede voorbereiding van alle deelnemers aan de vergadering en een korte spreektijd. Een goede verslaglegging, aangevuld met duidelijke besluiten en afspraken, is natuurlijk essentieel voor de voortgang van het bedrijfsproces. Samenvattend kun je zeggen dat de kwaliteit van het vergaderen met een vergaderdiscipline te maken heeft, eventueel vastgelegd in vergaderregels, waar men als deelnemers elkaar constructief op moet kunnen aanspreken.

De voorzitter is natuurlijk de sleutelfiguur voor het goed laten verlopen van de vergadering. Hij moet op een juiste manier inspelen op de gebeurtenissen, die het succes van een vergadering bepalen. Hij kan vooraf de meningen peilen en hij kan zorgen dat technische zaken snel worden afgehandeld. Een onderwerp dat voor meer discussie vatbaar is, kan worden geparkeerd en in een aparte bijeenkomst met dat speciale onderwerp als thema worden behandeld. Met wellicht minder deelnemers, die het kunnen voorbereiden voor de volgende vergadering. De voorzitter moet de discussie goed structureren en herhalingen in de discussie voorkomen. De volgende vraag kan zijn of u zelf de voorzitter moet zijn of dat er iemand anders is die technisch de bijeenkomst kan voorzitten. Uit uw eigen organisatie of extern aangetrokken. De inzet van een externe gespreksleider of voorzitter levert het voordeel op van een onafhankelijke blik en benadering. Hij zal zich ook niet laten meeslepen door emoties en het vergaderproces functioneel en zakelijk begeleiden. Het geeft u zelf de ruimte om vanuit uw functie en verantwoordelijkheid nog beter uw inbreng te leveren in plaats van teveel in beslag te worden genomen door het sturen van de vergadering. Een vast onderdeel in de vergadering zou kunnen worden om aan het einde ervan vijf minuten te besteden aan de evaluatie van het vergaderproces en een feedback te geven. U moet het zien als een leerproces, dat niet meteen perfect hoeft te zijn.

KIJK op het noorden, februari 2004, 296, pagina 67

Inhoud