Meer visie door intervisie

Meer visie door intervisie

© J.C.Harry van Ingen

Elke organisatie, profit- en non-profit, heeft zijn eigen bedrijfsproces; of er nu een product wordt gemaakt of dat er een dienst wordt geleverd. Om een bedrijfsproces goed te laten verlopen, is er veel communicatie op alle niveaus tussen de betrokken medewerkers nodig. De communicatie speelt zich eveneens buiten de organisatie af, met klanten en met leveranciers. Vergaderingen, werkoverleg, bilateraal overleg en directe onderlinge afstemming zijn de diverse en bekende overlegvormen. In dit overleg en tijdens deze afstemming komen functionele zaken aan de orde om het bedrijfsproces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Wanneer er problemen zijn, wordt er naar een oplossing gezocht. En dus naar een weg om naar die oplossing toe te werken.

Maar bedrijfsprocessen verlopen niet altijd even soepel en dat heeft zeker niet altijd met functionele zaken te maken. Dit soort kwesties overstijgt eigenlijk de functionaliteit. Het kan bijvoorbeeld gaan om aspecten van relatiemanagement. Met andere woorden, hoe gaan we om met onze klanten? Met als aanleiding, gerezen problemen met een klant. Maar ook de onderlinge samenwerking in een team of afdeling – omdat die stroef loopt – kan een thema zijn. Verder naar aanleiding van vragen als: waar staat we als organisatie voor, welke normen en waarden hanteren we? Wat verstaan wij onder integriteit: naar elkaar, naar onze klanten en leveranciers?

Elke medewerker loopt in zijn functie met dergelijke vragen rond en is ook bezig om deze zelf op te lossen. In je eentje kom je daar echter meestal niet zo gemakkelijk uit. In het reguliere functionele overleg is geen ruimte om daar eens uitgebreid aandacht aan te besteden. Intervisie als overlegvorm is een probaat middel om daar gestructureerd aandacht aan te besteden. Bij intervisie komt een aantal medewerkers bij elkaar die een thema aan de orde stellen. Het is echter een noodzakelijke voorwaarde, dat de groep daarbij wordt begeleid door een externe procesbegeleider. Een zekere afstand tot de organisatie en medewerkers is namelijk belangrijk.

De participerende medewerkers doen, ter illustratie, hetzelfde type werk. Het zijn bijvoorbeeld accountmanagers, die met elkaar een aantal lastige situaties ten aanzien van de klanten willen bespreken. Een lid van de groep brengt zijn probleem, waar hij vragen over heeft, in. De rest van de groepsleden draagt daarvoor mogelijke oplossingen aan en geeft adviezen. Belangrijk is dat er aan de aangever van de situatie vragen worden gesteld om meer helderheid in het vraagstuk te krijgen. Het allerbelangrijkste maar tevens ook het allermoeilijkste is de situatie om tijdens intervisiesessies niet te oordelen, zeker niet te veroordelen en niet de eigen oplossing op de ander te projecteren. Het gaat om het inbrengen van diverse inzichten om van daaruit voor de aangever zijn inzicht in het probleem te vergroten en de mogelijke oplossing duidelijk te maken. Wanneer de aangever van het vraagstuk voldoende toegerust is met nieuwe ideeën, kan een ander uit de groep zijn situatie of vraag inbrengen.

De begeleider heeft een wezenlijke rol om het proces op zuiverheid te bewaken, niet te oordelen en niet te veroordelen. Hij moet ingrijpen wanneer er in dat kader “overtredingen” worden gemaakt. Hij leidt de dialoog en kan ook vragen stellen om zaken scherper te creëren. Het is voor de externe begeleider een voortdurend vieren en aantrekken van de teugels. Voor een goede en effectieve intervisie moet er in de groep onderling vertrouwen zijn. Dat zal veelal bij een eerste intervisiebijeenkomst niet volledig aanwezig zijn. Naar gelang er meer bijeenkomsten worden gehouden, zal het vertrouwen toenemen. Mocht dat niet lukken, dan kan dat het onderwerp voor de volgende intervisie zijn: waarom is er geen onderling vertrouwen?

Een onderwerp voor intervisie kan de onderlinge samenwerking zijn. Daarbij komen natuurlijk persoonlijke zaken aan de orde. De opbouw van een dergelijke intervisie moet zorgvuldig zijn om persoonlijke beschadigingen te voorkomen en de onderlinge verhoudingen goed te houden. De constructieve en positieve houding van de begeleider is daarbij nog belangrijker. Vanzelfsprekend is de leidinggevende bij een dergelijke intervisie niet aanwezig. De medewerkers zullen zich anders niet open durven op te stellen.

In deze notitie zijn slechts een paar onderwerpen uitgewerkt, maar ze zijn er natuurlijk legio. Intervisie lijkt op oude wijn in nieuwe zakken. Door de toenemende druk op de bedrijfsprocessen en -resultaten, kan een dergelijke uitwisseling in de waan van de dag en drukte snel terzijde worden geschoven. Onterecht! Een intervisie is een krachtig middel om eens met afstand naar de organisatie en naar allen, die er werken te kijken en deze organisatie vervolgens (nog) meer te gaan waarderen. Het resultaat van een intervisie is dat er naast meer inzicht ook meer duidelijkheid komt. Soms is dat niet even prettig. Maar het is altijd beter dan een onderhuids gevoel of onderhuidse stemming die het bedrijfsproces zullen belemmeren.

KIJK op het noorden, juli/augustus 2003, 290, pagina 51

Evaluatie Intervisiepilot Jonge Bedrijvennetwerk, www.jongebedrijven.nl, voorjaar 2004

Intervisiepilot doorslaand succes

Op een dag is het zover. Je hebt alle schepen achter je verbrand, behalve het schip naar de toekomst. Daarop is er maar één kapitein: dat ben jij. Baas over je eigen dromen, ambities en plannen. Vrijheid blijheid. De horizon wenkt. Maar die vrijheid heeft ook zijn schaduwkanten. Je staat er alleen voor, met al je onzekerheden en twijfels. Tenzij…

Tenzij je een beroep doet op al die andere vrije jongens en meiden. Beginnende ondernemers als jij, die te maken hebben met dezelfde problemen, uitdagingen, kansen en risico’s. Die wellicht vanuit hún praktijk het antwoord hebben op jouw dringende vragen én net zo zinvol: indringende vragen bij jouw antwoorden. Geen supervisie, maar intervisie.

Zelfstandig… maar niet alleen!

Intervisie houdt in dat je in een kleine, veilige groep en onder deskundige begeleiding je kennis en ervaring deelt met andere startende ondernemers. Een aantal JBN’ers weet er inmiddels alles van.

Vóór de zomer hebben twee groepen de aanpak gedurende acht bijeenkomsten uitgeprobeerd. Hoofdthema was acquisitie, maar daarnaast passeerde een scala aan andere onderwerpen de revue: persoonlijke presentatie, tijd- en personeelsmanagement en nog veel meer. Belangrijkste conclusie: het wérkt.

Tastbare winst

De deelnemers waren uitgesproken positief over de pilot. Zo positief dat ze op eigen kracht verdergaan in de vorm van ‘collegiale consultatie’. De intervisie, vinden ze, heeft veel bijgedragen aan hun zakelijke visie en aanpak. De concrete winst? Een greep uit de evaluatie die na afloop is gehouden:

– de morele en praktische steun van lotgenoten steekt je een hart onder de riem

– je moet je eigen gedachten scherp formuleren: heel verhelderend

– de feedback van de groep doorbreekt de vastgeroeste patronen die je ontwikkeling remmen

– eye-openers: de diversiteit van de deelnemers levert veel verrassende -gezichtspunten op

– je leert je eigen functioneren naar waarde te schatten, ook de goede kanten ervan

– je krijgt zicht op de ontwikkelingsfase van je bedrijf en de volgende stap die je -moet nemen.

Nieuwe ronde, nieuwe kansen!

Heb je behoefte aan verbetering van je zakelijke praktijk? Stel je prijs op de feedback van gelijkgestemde geesten? Wil jij je kennis en ervaring, twijfels en onzekerheden met ze delen? Op basis van wederzijds vertrouwen respect? Binnenkort gaat er een nieuwe intervisieronde van start. Grijp je kans!

De pilot werd begeleid door Pauline Wortelboer en Harry van Ingen namens Ondernemerskompas.