Effectievere communicatie

Effectievere communicatie

© J.C.Harry van Ingen

Wanneer wordt gesproken over communicatie, heeft iedereen wel een gedachte wat daarmee bedoeld wordt. Mensen communiceren voortdurend en nemen de uitingsvormen van deze communicatie waar. Communicatie bestrijkt alle aspecten van het leven, inclusief de dagelijkse beslommeringen. Communicatie is een wetenschap en een vak geworden, waar velen hun werk in vinden. Het lijkt steeds indringender in de belangstelling te komen staan.

Voor een goede communicatie is een zender en een ontvanger nodig, die op elkaar afgestemd moeten zijn respectievelijk dienen te worden. Communiceren gaat bijvoorbeeld via spraak en papier, maar ook de handen en het lichaam zijn belangrijke en niet te onderschatten communicatiemiddelen. Er wordt wel eens verzucht: “hij communiceert niet!”. Echter, ook dat is een vorm van communicatie: de non-verbale communicatie, de gezichtsuitdrukking en een bepaalde houding, zijn voor de goede verstaander veelzeggend. Er zijn tegenwoordig veel elektronische communicatiehulpmiddelen, waarvan het voordeel is dat het bericht of de boodschap eerder aankomt. We worden dus overspoeld door informatiebronnen en informatiemiddelen: de schrijvende en audiovisuele pers, internet, kranten, tijdschriften, rapporten, notities, mededelingen, et cetera. Kunnen we zonder deze informatie, voegt het gebruik hiervan iets toe en is de over te dragen boodschap, dan wel het bericht nog steeds duidelijk? Kunnen we alle informatie die uit die communicatie voortkomt ook onthouden? Of de kwaliteit van de communicatie door al deze bronnen en middelen zoveel beter wordt, is en blijft de vraag. Waardoor wordt communicatie onhandig en onduidelijk? Vooral wanneer de zendende partij zich niet bij de ontvangende partij vergewist van de duidelijkheid van zijn bericht of boodschap.

Bij communicatie moet u, naast het letten op de reactie van de ander, ook naar uzelf kijken. Wat gebeurt er met mijn communicatie, wat doet en kan de ander ermee? In hoeverre krijg ik de ruimte van een ander in mijn communicatie? In hoeverre neem ik zelf die ruimte? Er is dus veel oefening nodig om u steeds beter te manifesteren in uw communicatie. Hiërarchie doet bijvoorbeeld afbreuk aan een juiste communicatie, de leidinggevende krijgt bijvoorbeeld niet een correcte boodschap medegedeeld. Er ontstaat vleierij en uitgerekend datgene wordt verteld wat de leidinggevende graag wil horen. Wanneer je mensen in voor hen ideale omstandigheden plaatst, durven ze zich open en kwetsbaar op te stellen. Ze voelen zich niet geremd in hun uitlatingen. Onder deze condities kunnen opmerkingen, vragen, visies en antwoorden door de ontvangende partij op hun werkelijke waarde worden ingeschat en ze vormen zo een wezenlijke bijdrage aan een discussie, debat of dialoog. Buiten die omstandigheden wordt de communicatie veelal beperkt door oordelen en conditioneringen die we allemaal hebben opgebouwd. Wanneer u denkt dat een vraag als dom zal worden bestempeld, stelt u de vraag al niet meer. Uw eigen communicatie wordt beter naarmate u meer vertrouwen in en kennis hebt van uw onderwerp én als het goed gesteld is met uw eigen zelfvertrouwen. Dan durft u datgene te zeggen of te schrijven wat u daadwerkelijk denkt of voelt en wat uw intuïtie u ingeeft? Wat is uw boodschap, wat is uw overtuiging? Hoe sterk staat u in uw overtuiging?

Om deze abstracte beschouwing concreet te maken, moet u elke dag eens een paar keer nagaan wat de effectiviteit van uw communicatie is en waar u die kunt verbeteren. Natuurlijk is ook de bewustwording van uw eigen communicatie een belangrijk onderdeel in het verbeteren van de communicatie. U zult merken dat voortdurende verbetering mogelijk is en zodoende de relatie met uw klanten, medewerkers, vrienden, kennissen en familie steeds beter wordt maakt. Let u elke dag bijvoorbeeld eens op de volgende vraag: heb ik datgene dat ik moest communiceren ook aan iedereen, die het weten moest, verteld? Hoe vaak hoor je namelijk niet: “dat wist ik niet; waarom heb je het mij niet verteld?” Wanneer communicatie wordt vertaald naar organisaties dan betekent dit dat voortdurend de vraag moet worden gesteld: is onze boodschap nog wel duidelijk? De boodschap moet namelijk eenvoudig zijn en heldere en beeldende taal bevatten. Zo niet: wat moet ik dan doen om die nog duidelijker te maken?.Het vragen om een terugkoppeling aan relaties is een eenvoudig middel om daar achter te komen.

KIJK op het noorden, december 2003, 294, pagina 54