Een uitnodigende sollicitatiebrief

Een uitnodigende sollicitatiebrief

© J.C.Harry van Ingen

Het schrijven van een goede sollicitatiebrief is een kunst. Oefening baart weliswaar kunst maar dat betekent nog geen garantie op succes. In doorsnee zijn er weinig momenten in een carrière dat er concreet kan worden geoefend. Hoewel het solliciteren per brief naar een vacature, in vergelijking met het netwerken voor een functie, een lagere scoringskans heeft, ontkomt men er soms niet aan om schriftelijk te solliciteren. Er kan zomaar een fantastische baan in een advertentie langskomen waar u beslist voor in aanmerking wilt komen. Om uzelf nu een grotere kans te geven, is er aantal basisprincipes, waaraan een goede sollicitatiebrief moet voldoen.

Het enige doel van een sollicitatiebrief is om uitgenodigd te worden voor een gesprek. En er zijn tientallen anderen die met u meedingen naar dezelfde functie. Uw brief moet dus wel terechtkomen op de A-stapel, de stapel met sollicitanten die worden uitgenodigd voor een eerste gesprek. De B-stapel wordt gevormd door de brieven van de kandidaten, die weliswaar interessant zijn, maar die toch niet direct worden geïnviteerd. De Cstapel, met brieven van mensen, die helemaal niet in aanmerking komen voor de vacature, is het grootst, ongeveer negentig procent. Zij hebben zich veelal onvoldoende gerealiseerd hoe hun sollicitatiebrief op de Astapel terecht moet komen. Wanneer men zich dit wel had beseft, had men hoogstwaarschijnlijk niet eens een brief geschreven. Een groot deel van deze mensen heeft namelijk gereageerd vanwege de verplichting om te solliciteren.

Om een reële kans met een sollicitatiebrief op de door u begeerde functie te creëren, is een goede voorbereiding noodzakelijk. U moet de advertentie goed analyseren en u moet inlichtingen over de organisatie inwinnen. Internet is een van de bronnen waaruit veel informatie te halen valt, maar daarnaast kan de organisatie u informatie verstrekken, zoals jaarverslagen en brochures.

Bellen naar de contactpersoon van wie de naam onderaan de advertentie staat, is een volgende stap die moet worden genomen. U kunt bij hem of haar bijvoorbeeld achterhalen welke persoonlijkheid wordt gezocht en wat de reden van de vacature is. Belangrijk is om erachter te komen of het zin heeft om met uw kennis en ervaring naar de functie in kwestie te solliciteren. De lay-out van de brief is belangrijk , deze biedt immers een eerste indruk. Daar moet dan ook serieus aandacht aan worden besteed. U moet de lezer gunstig stemmen: gebruik een mooi en leesbaar lettertype, maak een goede verdeling van de (uiteraard foutloze) tekst met de nodige witregels, vermeldt de afzender in een kop- en voettekst, gebruik geen afkortingen, denk aan een correcte tenaamstelling en gebruik een goede kwaliteit papier. De huidige it-hulpmiddelen bieden daarvoor voldoende mogelijkheden. De inhoud verdient natuurlijk de grootste aandacht. Een stelregel is dat wanneer de functie goed bij u past, de brief ook kort, bondig en interessant moet zijn. De maximale lengte van de brief is anderhalf A4-tje, liefst nog korter.

Een sollicitatiebrief bestaat uit een aantal vaste onderdelen. Ten eerste geeft u aan waar u de advertentie hebt gelezen en u kunt meteen melding maken van de inhoud van het telefoongesprek dat u met de in de advertentie genoemde persoon hebt gehad. U moet aangeven waarom u solliciteert en waarom nu juist bij deze organisatie. Bij uw voorbereiding heeft u, inclusief het gememoreerde telefoongesprek, daar voldoende informatie over kunnen inwinnen. Het weergeven van uw motivatie voor de sollicitatie is erg belangrijk, dat wordt heel vaak vergeten.

Voorts geeft u aan, wie u bent en waarom u meent voor deze functie in aanmerking te kunnen komen en wat uw capaciteiten en kwaliteiten zijn. Werk niet uw hele curriculum vitae in de brief uit maar vat die samen in enkele kernachtige, op de functie gerichte bewoordingen. Bescheidenheid siert de mens, maar duidelijkheid over hetgeen u kunt eveneens.

Zonder overdrevenheid kan er zodoende een prachtige brief worden geschreven. Een vriendelijk eind aan de brief met een subtiele wens om uitgenodigd te worden, levert punten op.

Om de sollicitatiebrief goed over te laten komen, is het verstandig om (eventuele) ontkenningen en negatieve beweringen om te zetten in een positieve benadering en bewoordingen.

Pas dus niet de zogenaamde halflege maar de halfvolle flesbenadering toe. Om de juiste toon in uw brief neer te zetten, moet u zich verplaatsen in de organisatie en de functie en vanuit die beeldvorming de sollicitatiebrief schrijven.
In dat kader is het dus belangrijk te weten wat de behoefte van de organisatie is en eveneens van de branche waartoe de organisatie behoort. Dit is alleen goed mogelijk als aan het netwerken bent geweest en inzicht in de betrokken marktsituatie hebt gekregen.

Om een sollicitatiebrief persoonlijker en minder formeel te maken, is een volgende aanpak aan te bevelen. Schrijf een “hoera-brief”, waarin u zonder terughoudendheid aangeeft, waarom u de functie wilt en waarom men juist u moet kiezen. Stopt u tien procent van uw “hoera-brief”in uw echte sollicitatiebrief brief dan zult u zien dat de toonzetting heel anders (effectiever) wordt. Laat uw uiteindelijke brief ook lezen door een goede kennis. Hij of zij kan u de juiste feedback geven of uw boodschap ook echt overkomt.