De kunst van het opruimen

De kunst van het opruimen

© J.C.Harry van Ingen

Een belangrijk kenmerk van deze tijd is de grote hoeveelheid informatie, die we over ons uitgestort krijgen. Via allerlei kanalen komt deze naar ons toe. De televisie, de kranten, de tijdschriften, de vaklitteratuur, het internet, de e-mail, de gewone post, et cetera. Daarenboven volgen de informatie- en communicatietechnologieën elkaar in hoog tempo op, waardoor de informatiesnelheid, maar ook de informatiehoeveelheid, steeds groter wordt.

Een aardig voorbeeld hiervan is het e-mailverkeer. De verzender verwacht eigenlijk meteen of althans snel een antwoord. Komt deze reactie niet vlot, dan verschijnt er opnieuw een e-mail met de vraag waar het antwoord blijft. Een mogelijke oplossing voor de beantwoording van veel e-mails is telefoneren in plaats van terugmailen. Het is vaak sneller dan een e-mail terugsturen en u bent beter in staat om de noodzakelijke nuance van de verbale communicatie erin te brengen, maar ook om de kwestie echt af te ronden. Wanneer je je realiseert hoe snel deze ontwikkelingen de afgelopen jaren is geweest en je probeert je voor te stellen wat ons allemaal nog te wachten staat, dan moeten we er wel goed op voorbereid zijn. Eén goede raad is zeker op zijn plaats: namelijk rustig blijven en zorgen geen last van infostress te krijgen. Dit is zeker niet denkbeeldig, want een belangrijke oorzaak van het krijgen van stress is het niet kunnen ontspannen in deze continue informatiestroom. Een gevolg van de grote informatiestroom is dat we steeds meer alles zeker willen weten, dus onzekerder worden. Wanneer we onvoldoende informatie hebben, durven we bijna niet meer af te gaan op ons gevoel of intuïtie. Daarop kunnen afgaan is toch wel plezierig wanneer bijvoorbeeld de elektriciteit een keer uitvalt. De informatie hoopt zich enorm op en de tijd die we kwijt zijn aan het opzoeken van een onderdeel van onze verzamelde informatie is niet. Verzamelen is eenvoudig. Je hoeft er namelijk bijna niets voor te doen. De informatie komt wel naar u toe. Wat beklijft er allemaal van deze informatie? En meer nog, hoe lang beklijft het? De kans neemt namelijk toe, dat u steeds meer vergeet. Regelmatig al uw informatieverzamelpunten successievelijk eens nalopen, leidt er toe dat u zich van de grote hoeveelheid bewust wordt. Hebt u alle informatie nodig of denkt u dat u het nog nodig heeft?

Naast deze bewustwording is het dus belangrijk om regelmatig teveel aan informatie op te ruimen. Opruimen geeft overzicht, inzicht en structuur. Uw geest wordt er ook opgeruimder van. Opruimen heeft veel met zelfdiscipline te maken. Maar ook met kunnen loslaten. Van alle vergaderstukken hoeft u niet een kopie te hebben. Wanneer u het echt nodig heeft, is er altijd wel een centraal punt, waar het bewaard wordt en kan worden opgevraagd. Door de inbox en de outbox van uw e-mail kritisch door te lopen en op te ruimen, komen er weer contacten bovendrijven, die wellicht nog sluimerende acties kunnen activeren. De harde schijf van uw computer loopt ook elke keer weer vol. Bij gelegenheid uw documenten op uw harde schijf doorlopen en daar de essentiële zaken van overhouden, levert eveneens weer een helder overzicht op. Zelfs de inhoud van uw attachékoffer moet u aan een zorgvuldig onderzoek onderwerpen. Wanneer u de inhoud daarvan nagaat, zult u merken dat u over een lange periode steeds maar eer hetzelfde papier heen en weer sjouwt. U afvragen welke stukken u voortdurend mee moet nemen, levert een lichtere attachékoffer op. Zo zijn er natuurlijk nog vele voorbeelden te geven.

Een eenvoudig en aardig principe om op te ruimen is het denken in en werken met drie stapels, namelijk de Astapel, de B-stapel en de C-stapel. Wat op de C-stapel komt, kan direct opgeruimd worden. U zult het nooit meer gebruiken. Wellicht kunt u er nog een ander een plezier meedoen. De B-stapel is de twijfelstapel en de stapel waarop de zaken voorkomen die u wellicht op de middellange termijn nog zou moeten aanpakken. De A-stapel is de stapel waar u direct iets moet en kunt doen. Liefst vandaag nog.

Het zou prachtig zijn wanneer u elke dag eindigt met een opgeruimd bureau zodat u zich de volgende dag zich kunt richten op de wezenlijke zaken. Ik wens u een opgeruimd gevoel toe.

KIJK op het noorden, mei/juni 2004, 299, pagina 50